論文展③ | 通過貫徹《企業知識產權管理規范》實現知識產權價值 小鼎 九鼎天元知識產權 昨天

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——知識產權引領經濟高質量發展

地方的探索與實踐研究報告集論文展


第三期

通過貫徹《企業知識產權管理規范》

實現知識產權價值




通過貫徹《企業知識產權管理規范》

實現知識產權價值


摘要

  2013年02月07日,《企業知識產權管理規范》國家標準發布,2013年03月01日正式實施,之后不同行業不同規模的企業啟動了貫徹《企業知識產權管理規范》的工作,逐漸將以前僅限于知識產權部門、研發部門或行政部門的知識產權事務拓展到企業各個經營管理環節,提高了各個部門對知識產權的認識,獲得了一定的管理績效,最終通過了知識產權管理體系第三方認證機構的認證獲得了認證證書,得到了政府部門的認可甚至獲得了相應的資金或政策支持。但隨著貫標的深入發展以及企業面臨的知識產權市場競爭形勢,企業有必要全面思考和拓展貫標的真正價值,本文通過對企業在體系構建以及實現知識產權管理價值的四個層級(提高知識產權意識,規范內部管理、控制知識產權風險、提升知識產權價值)的闡述為企業開展知識產權管理并最終通過知識產權運營實現知識產權資產價值提供參考。


關鍵詞:知識產權貫標、運營、價值實現

  2013年02月07日,《企業知識產權管理規范》國家標準發布,2013年03月01日正式實施,標準依據《中華人民共和國專利法》、《中華人民共和國商標法》、《中華人民共和國著作權法》和 GB/T 1.1-2000《標準化工作導則》,借鑒香港特別行政區《IP8001:2004知識產權管理標準》、臺灣《智慧財產管理規范》、湖南省《企業知識產權管理規范》、廣東省《創 新知識企業知識產權管理通用規范》和江蘇省《企業知識產權管理規范》,綜合 ISO 9001 質 量標準體系的過程管理模式與 OHSMS 職業健康安全管理體系關注風險控制的特點,以 ISO9001 認證體系為基礎框架,在廣泛征求相關方意見的基礎上,對知識產權管理體系、管 理職責、資源管理、知識產權基礎管理、實施和運行、審核和改進 6 個方面 28 項內容進行 了規范,指導企業策劃、實施、檢查、改進知識產權管理體系。

  標準發布后,不同行業不同規模的企業啟動了貫徹《企業知識產權管理規范》(以下簡稱貫標)的工作,逐漸將以前僅限于知識產權部門、研發部門或行政部門的知識產權事務拓展到企業各個經營管理環節,提高了各個部門對知識產權的認識,獲得了一定的管理績效,最終通過了知識產權管理體系第三方認證機構的認證獲得了認證證書,得到了政府部門的認可甚至獲得了相應的資金或政策支持。但隨著貫標的深入發展以及企業面臨的知識產權市場競爭形勢,企業有必要全面思考和拓展貫標的真正價值,通過提高員工的知識產權意識,規范內部管理流程、控制經營各環節的知識產權風險,最終讓企業知識產權資產為企業產生更多的價值,本文便將從這四個層級進行闡述,以期拋磚引玉,為企業開展知識產權管理并最 終通過知識產權運營實現知識產權資產價值最大化。


一、體系構建

  規范的知識產權管理體系的建立是實現知識產權價值的基礎工作,但這最基礎的工作,卻面臨著巨大的風險。一方面來自企業自身,如對貫標的定位局限于獲得證書與資助,未真正認識到貫標的價值,更未認識到知識產權對企業的真正意義;還有一方面來自于輔導人員,來自不同行業的輔導人員不斷涌入貫標輔導行業,參差不齊的專業水平,導致貫標輔導質量出現缺陷。如欲實現知識產權價值最大化,需要企業在體系構建時規避上述風險。

  首先應認識到,貫標不是萬能的,開展了貫標并不意味著企業曾面臨的知識產權風險就一定能夠得到解決,貫標只是提供一個管理工具,做好知識產權管理的關鍵點在于企業重視并匹配足夠的資源。經濟基礎決定上層建筑,資源和意識的匱乏必然導致知識產權管理停留在基礎層面,無法全面解決面臨的知識產權風險,無法防患于未然,更無法主動出擊。過度強調貫標的作用將失去貫標的本源,因此我們有必要理清知識產權貫標的真正價值,不夸大,不輕視。同時,知識產權貫標不是一蹴而就的,更不是一兩天一兩個月就能帶來顯著效果的,需要經年累月的持續提升,不能因為短時間見不到效益而視其為雞肋。

  其次匹配了解企業知識產權現狀與發展需要,具備一定知識產權知識的貫標帶頭人,或開展《規范》所要求的培訓確保相關人員掌握知識產權專業知識與技能,如專利信息檢索分析的能力,如此才能通過競爭對手專利信息分析為投標提供利劍或盾牌;通過對采購產品涉及的知識產權進行分析篩選出風險產品;通過對各類合同的合同標的及合同執行過程中涉及的知識產權信息進行分析,擬定適宜的能夠切實維護自身利益的合同知識產權和保密條款;通過行業領域及競爭對手的知識產權信息監控、篩選、分析,為侵權風險控制、專利無效、研發啟示等信息利用提供支撐;通過知識產權盡職調查,為技術/產品引進、許可轉讓、投融資等活動提供準確的決策意見;通過保密措施的不斷完善支撐商業秘密的管理,才能確保創新成果采取適當的保護方式等等。

  然后遴選具備相應專業能力的輔導機構指導貫標工作,在遴選服務機構時應考察服務機構對貫標的認識,只有服務機構真正認可知識產權貫標的價值,并為企業提供3D打印式(個性化的量身定做)的貫標輔導,而不是工廠化式的貫標輔導,才具備建立能夠為知識產權價 值實現提供支撐的知識產權管理體系的必要條件。

  進而還需要在知識產權貫標過程中拉著董事長(或最高管理層)一起擼起袖子加油干,這也是《規范》0.3b領導重視的要求,尋求董事長的重視需要巧勁,比如有一次編者發現服務的某公司的一個重大項目在運作過程中沒有考慮知識產權風險,便與企業知識產權部門負責人一同向董事長進行了匯報,通過頭腦風暴的形式共同分析了其中存在的知識產權風險與機遇,自此董事長便開始重視知識產權貫標,將其納入了各部門月度考核。因此可以在適當的時機(如診斷后、內審后)及時的與最高管理層溝通,匯報企業管理中存在的風險與機遇,爭取獲得領導層的重視,借助管理層的力量將事半功倍。

  最后,企業應成為貫標的核心主體,而不是僅僅按輔導機構的要求被動的開展貫標工作,掌握貫標節奏,及時了解各部門需求與存在的疑問并及時解決,確保溝通順暢,因為溝通是知識產權管理體系實施運行過程中影響管理成效最核心的要素。


二、提高意識

  現階段大多數企業的現狀是,員工在大學期間很少接觸到知識產權知識,絕大多數知識產權工作者是大學畢業后進入知識產權服務機構或進入企業從事知識產權管理才開始接觸知識產權,通過自學或企業自身或其他主體提供的培訓了解知識產權相關知識與技能。企業其他部門的人員對知識產權的認識更是不容樂觀,因此除了構建體系之外另一個最基礎也最核心的工作便是提高員工知識產權意識。

  《規范》第6.1.2條教育和培訓規定了企業在教育和培訓方面需要達到的要求。之前沒有開展知識產權培訓或者只是應急式的培訓(如遇到專利糾紛而緊急召開的培訓,為申報相關項目滿足項目對培訓的要求而開展的培訓),則需要系統的制定培訓計劃,至少將知識產權培訓提高到企業質量體系培訓同等的重視程度,并按《規范》的要求開展分級培訓,包括針對全體員工按業務領域和崗位要求進行培訓,針對中高層管理人員進行培訓,針對研究開發等與知識產權關系密切的人員開展培訓,具體的培訓內容簡介如下:

  1、針對全體員工按業務領域和崗位要求進行培訓,比如針對采購人員,需要根據其開展采購產品涉及的知識產權信息及其證明文件的收集的職責,通過培訓確保其了解知識產權的種類、知識產權證書有效性的識別以及開展這些工作的意義等知識;針對銷售人員需通過培訓確保其了解公司產品涉及的知識產權狀況,了解產品上市知識產權風險,了解宣傳、銷 售活動、參展過程中的知識產權風險與應對技巧,了解如何識別公司產品是否被侵權等等;針對人事專員需要確保其了解知識產權背景調查、入職離職知識產權與保密事項提醒、知識產權與保密培訓的意義以及如何開展上述工作。

  2、針對中高層管理人員進行培訓,比如公司知識產權管理現狀與需要、知識產權戰略規劃、各部門工作如何通過知識產權規范管理得到進一步的規范和提升、管理評審的真正價值、知識產權風險控制等等。

  3、針對研究開發、生產環節技術改進等與知識產權關系密切的人員開展培訓,比如針對技術人員開展專利挖掘、專利檢索分析、專利申請文件撰寫等方面的培訓,針對知識產權風險管理人員進行知識產權法律實務、專利無效等方面的培訓。

  4、除此之外,針對所有員工都需要根據企業現狀開展通識培訓,通過知識產權基礎知識培訓讓相應的崗位了解必要的知識產權基礎知識;通過保密培訓讓每一個崗位的員工了解公司的保密制度、保密措施、本崗位需保密的事項以及保密義務,一方面避免員工因無意之舉泄露公司商業秘密,另一方面提高員工的泄密閾值增加泄密成本,控制泄密風險。

  為確保培訓效果,企業可根據培訓內容建立講師庫,企業自身有條件開展的培訓,講師由企業員工擔任,無條件的邀請知識產權服務機構或其他專業機構的專家授課,同時收集、匯總并整理編制符合企業自身管理現狀與需要的培訓課件,有條件的還可編制考題加入新員工考試或晉升考核中。


三、規范管理

  企業知識產權管理落腳點還是人,是人就有七情六欲,因此需要用制度來規范員工的活動,用培訓將制度貫徹到實際操作中去,建立制度不是目的,讓員工規范的參與企業發展,使員工個人價值得以體現與提升才是目的,這是企業長遠發展的動力。

  貫標之前,企業的知識產權工作往往是這樣開展的:(1)申請知識產權的時機是根據項目申報的時間節點來定的,只關注數量不關注質量,甚至完全委托服務機構代寫;(2)遴選服務機構是根據最低價成交以及對方銷售人員的態度或其他非專業因素;(3)投標或上市過程中使用公司知識產權資質時不經過核實;(4)收到知識產權侵權律師函件一律置之不理;(5)研發項目全過程均不開展檢索,項目結束后到年底了才突擊申請專利;(6)產品品牌名稱未注冊商標或明知無法注冊商標仍然直接使用;(7)專利、商標等知識產權未建立管理檔案,甚至無人知曉公司知識產權情況;(8)專利、商標等知識產權申請過程未進行監控,完全委托代理機構處理。

  像上述這樣,在企業經營管理各個環節中存在的不規范現象還有很多,都存在著不同程度的風險,需要按照《規范》相應條款的要求建立相應的管理流程,并通過文件化的制度的形式確定下來,最終形成體系化的知識產權管理體系文件。


四、控制風險

  通過建立體系化的知識產權管理體系文件與提供相應的培訓,確保知識產權管理體系的有效實施與運行,進而控制企業經營管理各環節的知識產權風險。


  1、人力資源方面:

  在構建知識產權管理體系時便需要明確各部門管理職責與要求,并得到相應人員的認可,避免事后推諉。但即便做到了此條要求,實施過程中也有打折扣的情況,需要及時進行監督檢查并督促改進,對因資源配備不足或分工不合理等原因導致的需及時制定解決方案。

  其次是確保人員意識與能力滿足崗位需求,通過對不同業務領域的人員、中高層管理人員以及與研究開發等知識產權關系密切的人員的分級培訓,全面提高工作人員預防、應對與處理知識產權事務的能力。

  在人員招聘、入職管理環節,通過知識產權背景調查避免知識產權糾紛和用人風險,通過人事合同、保密協議、知識產權聲明文件與競業限制協議等的簽訂做好保密事項提醒與保密措施。在離職管理環節,通過離職知識產權事項提醒明確告知離職后的保密義務,同時針對不同崗位級別的員工評估是否簽訂離職知識產權協議或執行競業限制協議。


  2、信息資源方面:

  識別公司信息需求(包括但不限于所述領域與競爭對手的信息、市場侵權信息、客戶需求信息),明確哪些企業是競爭對手,明確開展競爭對手監控的頻率。

  然后建立信息收集渠道,匯總進行專利檢索、商標查詢等其他信息收集的網站,并共享給有檢索職責和需要的部門或人員,有條件的企業可以建立或購買知識產權信息數據庫,確保及時、準確、有效獲取相關知識產權信息。

  進而對信息進行分析利用,可以開展信息分析利用的方向如:(1)、掌握與本企業有關的國內和國外申請專利的動向;(2)、分析公司產品是否存在侵權風險;(3)、在研項目是否存在重復研發風險,相關信息是否可以為研發提供啟示;(4)、相關信息是否意味著競爭對手在布局新產品、新技術,為公司新產品新技術研發提供參考,為制定經營策略提供依據;(5)、為專利申請時專利保護范圍的確定提供支撐,提高專利撰寫質量;(6)、對有損于本公司權益且不符合授予專利權條件的他人專利,可提出撤銷專利權請求或提出無效宣告請求,排除不應授權的專利。

  最后,在對外信息發布過程中規避侵權與泄密風險,涉及對外信息發布的情形包括公司官網新聞、產品宣傳畫冊、論文書籍、微信公眾號、投標文件等。在編輯此類信息過程中就需要注意避免使用涉嫌侵權的素材,同時在最終發布前進行審批確認,除對是否侵權進行審查外,還需要確認是否泄密,避免商業秘密泄露,避免還未開展專利申請的信息因為信息發布而影響專利申請新穎性。


  3、財務資源方面:

  巧婦難為無米之炊,企業應匹配足夠的經費保障知識產權工作的有效開展,避免因經費不足導致培訓、專利申請、專利申請質量等工作無法及時有效的開展。確保財務部門優先支持知識產權緊急事務的費用支出,特別是有專利申請時效要求的事務,避免因費用支付延遲導致未能及時提交專利申請或導致專利視撤、專利失效等事件發生。


  4、保密管理方面:

  在最新的《中華人民共和國民法總則》第123條第2款第(5)項,已將商業秘密納入知識產權客體予以保護,商業秘密作為知識產權(屬于財產權)將獲得更為有效的保護。

  在《反不正當競爭法》中,商業秘密的定義是“不為公眾所知悉、能為權利人帶來經濟利益、具有實用性并經權利人采取保密措施的技術信息和經營信息”,通過貫標,將系統性的確保保密措施的開展:(1)《規范》6.1.4 在入職承諾中明確告知其保密義務;(2)、6.1.3勞動合同約定保密條款,合同簽訂時提醒其保密義務;(3)、6.1.2 入職培訓以及后續開展的保密培訓進一步提醒其保密義務;(4)、7.6 制定了保密相關制度、明確了其保密等級和權限、明確了其接觸到的信息與設備的保密管理要求、明確了公司各個區域的保密管理要求;(5)、實際工作中留下參與處理了相關涉密信息的文件和事務的記錄,如研發、生產、采購、銷售等記錄,有相應的職責權限、有影像資料、有簽名等;(6)、6.1.5 離職進行了離職提醒,明確了其離職后的保密義務,有簽名、有協議。

  開展保密管理最核心的工作是通過培訓和制度宣貫讓各崗位員工了解其崗位的涉密等級和權限、該崗位涉及哪些涉密信息以及處理這些涉密信息時應遵守哪些要求。

  對于很多涉及國家秘密的企業,很多保密管理人員認為公司有了保密認證就肯定滿足《規范》對于商業秘密管理的要求了,想當然的以為國家秘密必然更嚴格,殊不知很多企業在開展保密認證時并未理清商業秘密與國家秘密的關系,部分企業甚至未將商業秘密納入管理,需引起重視。


  5、合同管理方面:

  加強合同中的知識產權管理是企業控制知識產權風險最易上手的環節,在簽訂合同前應根據合同性質和標的評估合同履行過程中的知識產權風險,約定相應的知識產權保護條款,如知識產權權屬、許可使用范圍、侵權責任承擔、后續改進的權屬和使用、保密等條款。但切記避免模板化,草擬的合同條款應進行演練,確保相關事項發生時相關條款能夠真正的維護公司的權益。如某公司簽訂的軟件服務采購合同約定供應商應對公司標有“保密”字樣的資料予以保密,經過編者詢問,在實際工作中,供應商接觸到的該公司的所有資料均不會標記“保密”字樣,當發生泄密事件時,供應商便可以此推脫自己的保密責任。


  6、知識產權生命周期的管理(知識產權獲取、維護、運用與保護):

  知識產權獲取是對研發成果的保護手段,全方位無漏洞的知識產權保護方案才能夠為知識產權的運用與維權提供足夠的支撐,對一個研發成果的保護應針對技術方案、材料、外觀等不同角度對不同的創新點制訂知識產權保護方案,通過檢索分析制定具體的專利申請、商標注冊的方案。

  知識產權的維護主要涉及知識產權檔案的管理、知識產權的評估與放棄,檔案的遺失將給知識產權的運用和保護帶來難以預估的風險,知識產權的評估合理才能實現知識產權的價值。

  知識產權的運用是知識產權運營的核心,主要指知識產權的實施許可轉讓、投融資、企業重組、知識產權標準化與知識產權聯盟等,目的是通過運用實現知識產權的價值獲得收益,風險在于對知識產權的權利歸屬、穩定性與價值的評估,公司除自行從事相關活動外可委托專利運營機構實現知識產權的價值。知識產權的保護包括侵權、被侵權以及涉外貿易。需要在設計開發以及辦公設備與軟件的管理上防止侵犯他人知識產權;及時發現和監控知識產權被侵權的情況,可委托專業從事知識產權類案件的律師事務所進行監控;有涉外貿易活動的需要調查目的地的知識產權法律、政策及其執行情況,了解行業相關訴訟,萬不可僅憑對國內相關事務的處理習慣去應對涉外事務,同時可采取相應的邊境保護措施(可向我國海關總署申請知識產權海關備案,可備案的知識產權包括著作權、商標、專利權,當第三方的進出口活動被海關或我方發現有侵犯公司知識產權的貨物時可按照知識產權海關保護條例采取保護措施)。


  7、生產經營全過程的管理(立項研發、采購、生產、銷售和售后):

  在立項研發環節,通過對研發項目的知識產權信息的檢索,掌握研發項目領域最新的技術,進行風險分析,制定知識產權規劃,為企業制定研發方案提供依據與啟示,同時避免侵犯現有技術;對于新產品研發,如果該產品類別未包含在公司現有商標注冊類別中,應制定商標注冊方案;之后在研發過程中需要進行跟蹤檢索,避免新公開公告的專利導致研發項目出現侵權研發的風險;在整個研發過程中,需要及時督促研發人員及時報告研究開發成果,并進行評估確認,明確保護方式,達到申請知識產權的條件和時機的應及時啟動專利申請程序;最后,不容忽視的還有研發記錄的形成與保存,參與研發項目的人員需及時簽名并有效存檔研發記錄,避免研發記錄遺失,確保出現知識產權權屬糾紛或泄密事件時有據可查。

  采購過程中除了采購合同與采購信息的保密管理外,對采購產品涉及的知識產權信息需要予以識別,防止采購侵權產品,比較有效的識別方式是通過檢索調查供應商的專利、商標等知識產權情況,并進行分析、驗證和評估,同時了解該公司是否涉及過專利侵權、專利無效等案件,當然涉及相關案件并不意味著該供應商侵權而不能納入合格供應商,還需進一步了解案件具體情況。

  生產過程中除了對外協作合同,對生產中涉及產品本身、生產設備、工藝的技術改進與創新應進行確認,明確保護方式,必要時申請知識產權予以保護,但一般情況下企業會將針對生產工藝及設備的改進用商業秘密的形式予以保護,針對產品的改進納入研發管理。

  銷售環節中,首先應避免產品上市時未完成知識產權申請,導致因產品上市或參展等導致申請專利喪失新穎性,因此需建立銷售部門、研發部門、知識產權部門三方的有效溝通機制,確保產品銷售前進行了全面的知識產權審查與分析并制定知識產權保護和風險規避方案。其次在產品宣傳、銷售活動、會展等商業活動前應制定知識產權保護和風險規避方案,避免知識產權侵權和商業秘密泄露,確保銷售會展等活動對公司產品知識產權信息使用的準確性。


五、知識產權價值實現

  通過員工知識產權管理意識的提高、規范的管理以及經營管理各環節的風險控制,為知識產權價值實現提供了保障,知識產權價值的實現有以下幾個方向可以開展:(1)、知識產權證書、知識產權管理體系認證證書可以作為申報政府項目的資質;(2)、技術秘密、專利、商標品牌等知識產權通過許可交易、投融資、質押融資等方式獲得直接收益和資產價值;(3)、在銷售環節,在投標中使用知識產權證書、知識產權管理體系認證證書,針對企業具有專利優勢的項目在投標中使用專利分析報告,對競標方的專利劣勢(如可能侵犯己方專利)予以分析;(4)、知識產權管理過程中的記錄(專利檢索分析報告、知識產權評估報告、風險評估報告、競爭對手監控報告、盡職調查報告、培訓記錄等)可以作為申報相關科技項目的佐證材料,或為開展知識產權投融資等運營業務提供依據。




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